ERP-Systeme in der öffentlichen Verwaltung

Franz Wallschläger (31) steht kurz vor dem Abschluss seines Studiums „Public Management“ an der Steinbeis-Hochschule Berlin und hat sich unseren Fragen nach seiner Studienerfahrung gestellt. Wenn er nicht studiert, arbeitet er beim Rechnungs- und Gemeindeprüfungsamt im Landkreis Oder-Spree.

Der zentrale Bestandteil jedes Studiums an der Akademie für öffentliche Verwaltung und Recht ist das Studien- bzw. Projektthema – womit haben Sie sich die drei Jahre intensiv beschäftigt?

Franz Wallschläger bereitet sich auf seine Abschlussprüfung vor.

Als gelernter Assistent für Automatisierungs- und Computertechnik interessiere ich mich sehr für die Informationstechnik und war daher auf der Suche nach einem Projektthema in diesem Bereich. Mir war aufgefallen, dass in vielen Bereichen der öffentlichen Verwaltung IT-Insellösungen im Einsatz sind, die nicht miteinander vernetzt sind, so auch bei meinem damaligen Arbeitgeber. Da hat sich die Fragestellung, wie man diese Insellösungen mittels ERP-System (Enterprise Resource Management) ordentlich vernetzt, nahezu aufgedrängt – dabei ging es jedoch nicht nur um technische Aspekte, sondern ebenso um die Veränderung einer Organisation (Change Management in der Verwaltung). Ich hatte Riesenglück, dass mein Arbeitgeber den Bedarf sofort erkannt hat und mich mit der Aufgabe betraute. Wir hatten intern ein Projektteam aufgebaut, dem ich immer von meinen neuesten Erkenntnissen aus der „Wissenschaft“ berichten konnte.

Diese Fragestellung ist doch enorm komplex. Wie haben Sie sich fokussiert?

Das ist genau die Kunst, nicht zu wenig, aber auch nicht zu viel in der jeweiligen Phase unterbringen zu wollen. In meiner Studienarbeit ging es im ersten Schritt vor allem um den theoretischen Ansatz, was sind ERP-Systeme, worauf ist bei der Einführung mittels Projektplan zu achten, wie finden Organisationsveränderungen statt? Im zweiten Schritt, also in der Projektstudienarbeit, kam die empirische Ebene dazu – ich habe einen Fragebogen entwickelt, wo es darum ging, Nutzen, Erfahrungen und Zufriedenheit vom Einführungsprozess zu ermitteln und mögliche Ursachen für ein Scheitern zu finden. Diesen habe ich dann an öffentliche Einrichtungen und Verwaltungen verschickt. Zu guter Letzt habe ich vor wenigen Wochen meine Bachelorarbeit abgegeben mit dem Fokus auf die Prüfung solcher ERP-Systeme. Vom Gesetzgeber gibt es nämlich unter anderem Vorgaben zur Datensicherung, Datenqualität und Funktionalität eingesetzter DV-Systeme. Das muss schließlich jemand erheben, und deswegen habe ich dazu ein Konzept verfasst.

Das klingt nach viel Arbeit. Wie haben Sie sich über die drei Jahre des Studiums hinweg motiviert?

Am Anfang kamen mir die drei Jahre doch sehr lang vor; aber jetzt wo ich fast fertig bin, frage ich mich, wie ist die Zeit nur so schnell vergangen? Ich hatte mir von Anfang an klar gemacht, dass Aufgeben keine Option ist.

Aus Ihrer Erfahrung: welche Tipps würden Sie Studieneinsteigern mit auf den Weg geben?

Da fallen mir gleich ganz viele Dinge ein:
1. Suche Dir ein Studienthema, das Dich wirklich interessiert!
2. Dein Thema sollte sich im Laufe des Studiums mit Dir entwickeln – überlege genau, mit welchen Fragestellungen Du Dich Deinem Thema über die Zeit näherst.
3. Erstelle Dir für Dein Studium einen Projektplan: wann willst Du wo stehen!
4. Organisiere Dein Lernen sinnvoll: investiere lieber ein ganzes Wochenende als immer mal nur ein paar Stunden.
5. Schalte auch ab! Denke nicht immer nur an das Studium, gönne Dir Ruhepausen oder beschäftige Dich mit anderen Sachen!

Wie geht es jetzt für Sie weiter?

In wenigen Tagen habe ich meine mündliche Abschlussprüfung – das wird sicher noch einmal aufregend. Aber ich gehe fest davon aus, dass ich das schaffe. Vom Studium hätte ich dann doppelt profitiert: ich durfte mein Thema ganz intensiv von mehreren Perspektiven beleuchten und weiterentwickeln: Alles was ich gelernt und erarbeitet habe, kann ich jetzt in meinem Beruf anwenden. Zudem gibt es noch einen B.A.-Titel. Das ist doch toll.

Dann wünschen wir Ihnen heute schon viel Erfolg in der Prüfung und bei allen weiteren Schritten in Ihrer beruflichen Laufbahn!